Liste de contrôle pour l'audit des achats de couvertures anti-feu

Liste de contrôle d'audit des achats de couvertures anti-feu DVM
Base technique : Fondée sur la norme EN 1869:2019
Objectif : Vérification par l'acheteur, comparaison des fournisseurs, soutien aux appels d'offres et tenue des registres d'achats

Cette liste de contrôle est conçue comme un outil de contrôle des achats pratique, utilisable en première ou dernière étape. Elle peut être utilisée lors de :

• la qualification des fournisseurs ;
• la préparation des demandes de devis et des appels d'offres ;
• l'évaluation des offres techniques ;
• le développement de produits OEM et en marque blanche ;
• l'approbation des documents de pré-production ;
• les audits de produits entrants ou de fournisseurs ;
• la revue des dossiers d'achats.

Un résultat « Oui » ne doit être enregistré que si l'exigence est applicable et étayée par des preuves objectives traçables jusqu'au produit, aux dimensions, au modèle, à la construction et à la configuration d'emballage proposés.

Section 1 – Identification et traçabilité

1. La référence de la norme est-elle indiquée correctement en tant que EN 1869:2019, en incluant l'année ou l'édition applicable ?
2. Le fabricant, le fournisseur ou tout autre opérateur économique responsable est-il clairement identifié avec les nom et adresse requis ?
3. Un modèle, une désignation de type ou tout autre identifiant unique de produit est-il indiqué de manière cohérente sur le produit, l'emballage et la documentation ?
4. Un numéro de lot ou un identifiant de production équivalent est-il présent pour faciliter la traçabilité, l'enquête et les mesures correctives ?
5. Le produit proposé et les preuves associées peuvent-ils être reliés au modèle exact, aux dimensions, à la construction et à la configuration d'emballage fournis ?

Section 2 – Dimensions et utilisation prévue

6. Les dimensions de la couverture finie sont-elles clairement indiquées en mètres et étayées par une documentation produit ou de mesure appropriée ?
7. Les dimensions se situent-elles dans la plage applicable utilisée par ce cadre de référence, avec aucun côté inférieur à 1,0 m ou supérieur à 1,8 m ?
8. Si le produit est positionné pour l'intervention sur les feux de vêtements, ses dimensions sont-elles d'au moins 1,2 × 1,8 m, et les instructions ainsi que la documentation justificative appropriées sont-elles disponibles ?
9. L'utilisation prévue est-elle limitée aux petits incendies au stade naissant pouvant être approchés en toute sécurité et couverts complètement ?
10. Les applications non étayées sont-elles exclues, notamment les incendies totalement développés, les feux de métaux, les feux de produits chimiques réactifs et l'utilisation comme couverture de limitation de feu pour les véhicules ou les batteries de traction ?

Section 3 – Construction et performance de déploiement

11. La construction du produit, y compris le tissu, les coutures, les bordures, les bords et les languettes de traction, est-elle cohérente avec la documentation technique et de test justificative ?
12. Existe-t-il des preuves démontrant que la force d'extraction ne dépasse pas 80 N ?
13. Existe-t-il des preuves démontrant que la couverture peut être extraite de son sac ou de sa boîte en quatre secondes maximum ?
14. L'emballage fourni offre-t-il une méthode de retrait claire et intuitive, avec des languettes de traction ou un système de libération intacts et solidement fixés ?

Section 4 – Performance électrique et au feu

15. Une résistance électrique d'au moins 1 MΩ est-elle étayée par des preuves de test ou de mesure applicables pour le produit fourni ?
16. Les preuves de construction et de performance au feu selon la norme EN 1869:2019 sont-elles disponibles et traçables jusqu'au modèle, aux dimensions et à la construction pertinents ?
17. Si le produit est commercialisé pour une utilisation en cuisine, sur les feux d'huile ou de graisse de cuisson, les preuves de performance au feu pertinentes sont-elles disponibles et traçables jusqu'au produit exact fourni ?

Section 5 – Marquage, instructions et langue

18. L'emballage fournit-il un marquage produit clair, durable et cohérent, incluant :
    • le nom du produit ou l'équivalent dans la langue du marché cible ;
    • la mention EN 1869:2019 ;
    • les dimensions de la couverture ;
    • l'identification du modèle ou du type ;
    • les informations de lot ou de traçabilité ;
    • les informations du fournisseur responsable ?
19. Les instructions, pictogrammes et informations de sécurité requis sont-ils fournis dans la ou les langues exigées dans le pays ou le marché cible ?
20. Des instructions d'utilisation claires sont-elles fournies couvrant :
    • le retrait de la couverture du sac ou de la boîte ;
    • la protection des mains lors du déploiement ;
    • l'extinction de la source de chaleur lorsque cela peut être fait en toute sécurité ;
    • la couverture complète du matériau en feu ;
    • le maintien du feu couvert jusqu'au refroidissement du matériau ;
    • l'intervention sur feu de vêtements uniquement si les dimensions et l'usage prévu le permettent ;
    • la mise au rebut du produit après utilisation ;
    • les conseils d'inspection périodique et de remplacement ?

Conseils de notation

Exigences critiques

Les lacunes suivantes devraient normalement empêcher une approbation inconditionnelle, quel que soit le score numérique :

• le produit ne peut pas être relié à la documentation technique ou de test disponible ;
• les preuves de performance au feu applicables sont manquantes ;
• les dimensions du produit ne permettent pas l'application déclarée ;
• la performance de déploiement ou d'extraction n'est pas étayée ;
• les instructions d'utilisation requises sont manquantes, floues ou fournies dans une langue inadaptée ;
• la traçabilité requise du produit ou du lot est absente ;
• la configuration de l'emballage ou la construction du produit diffère matériellement de la configuration documentée ou testée ;
• les allégations du fournisseur dépassent la portée des preuves disponibles.

Recommandations en matière de preuves

Pour chaque « Oui », l'acheteur doit conserver des preuves appropriées à l'exigence. Selon le point de vérification, cela peut inclure :

• un rapport de test ou un résumé de test EN 1869:2019 applicable identifiant le modèle, les dimensions et la construction pertinents ;
• des preuves de performance sur feu d'huile ou de graisse de cuisson en cas de déclaration d'aptitude pour la cuisine ou la classe F ;
• des mesures documentées pour la force d'extraction, le temps de déploiement et la résistance électrique ;
• des fiches techniques, des dessins de produits et des spécifications de matériaux ;
• des photos ou des maquettes approuvées montrant l'emballage, les marquages, les dimensions, les pictogrammes et les instructions ;
• des versions en langue locale approuvées pour l'emballage et les informations utilisateur ;
• des registres de production, d'inspection ou de traçabilité contrôlés par lot ;
• des déclarations du fournisseur identifiant le produit exact et renvoyant aux preuves justificatives sur lesquelles la déclaration est basée ;
• des registres de contrôle des changements pour les configurations OEM ou en marque blanche.

Une déclaration du fournisseur peut étayer le dossier d'achat, mais ne doit pas remplacer les preuves de test produit applicables lorsqu'une allégation de performance nécessite des tests.

Contrôles supplémentaires pour les OEM et marques blanches

Pour les achats OEM et en marque blanche, l'acheteur doit également confirmer :

• que le produit en marque blanche utilise les mêmes matériaux, dimensions et construction que le produit couvert par les preuves justificatives ;
• que la configuration du sac ou de la boîte et la méthode de pliage restent cohérentes avec la configuration de déploiement documentée ;
• que la maquette et toutes les versions linguistiques requises ont été examinées et approuvées avant la production ;
• que les responsabilités du fabricant, du détenteur de la marque, de l'importateur et du distributeur sont définies le cas échéant ;
• que la traçabilité du modèle et du lot reste disponible sous la présentation de marque de distributeur ;
• que les modifications apportées au produit, aux matériaux, à l'emballage et aux éléments graphiques sont contrôlées et documentées ;
• que l'applicabilité continue de la documentation d'essai est réexaminée après toute modification pertinente.

Enregistrement de la décision d'achat

La liste de contrôle remplie doit identifier :

• le fournisseur et le fabricant évalués ;
• le nom et le modèle du produit ;
• les dimensions de la couverture ;
• la configuration du sac ou de la boîte ;
• la version de marque ou de marque de distributeur ;
• le pays ou le marché visé ;
• les versions linguistiques requises ;
• la date de l'évaluation ;
• le nom ou le rôle de l'évaluateur ;
• les preuves examinées pour chaque réponse ;
• les titres, versions et dates des documents ;
• les éventuelles lacunes identifiées ou actions correctives ;
• la décision d'achat finale ;
• les conditions d'approbation le cas échéant ;
• la date de réexamen ou de nouvelle évaluation.

Conserver ces informations permet de démontrer que la décision d'achat était basée sur des caractéristiques de produit documentées et des preuves objectives, plutôt que sur des seules allégations marketing.

Catégories de décision recommandées

• Approuvé : toutes les exigences critiques en matière de sécurité applicables ont été satisfaites et des preuves suffisantes sont disponibles.
• Approuvé sous condition : des lacunes limitées non critiques pour la sécurité subsistent et font l'objet d'une action corrective documentée avant la production ou la fourniture.
• Preuves supplémentaires requises : l'évaluation ne peut être finalisée car la documentation pertinente, les preuves d'essai ou les informations de traçabilité sont manquantes.
• Rejeté : une ou plusieurs exigences critiques en matière de sécurité n'ont pas été remplies, ou les allégations produit déclarées ne peuvent être étayées de manière adéquate.

Quand utiliser la matrice de conformité

Cette liste de contrôle d'audit des achats fournit une évaluation concise Oui/Non en vingt points. Utilisez la matrice de conformité des couvertures anti-feu plus détaillée lorsque :

• plusieurs fournisseurs ou produits doivent être comparés en détail ;
• des éléments de preuve individuels doivent être enregistrés par exigence ;
• les décisions Conforme, Non conforme et N/A nécessitent des commentaires ou des actions correctives ;
• une configuration OEM ou de marque de distributeur nécessite un examen approfondi ;
• l'évaluation fait partie d'un dossier formel de qualité ou d'achat.

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